労務管理を社労士に外注するメリットと社内で行うデメリット

社会保険労務士の主な業務には、労働保険・社会保険の手続き、労務管理の適正化、就業規則の策定、助成金申請の支援などが含まれます。これらの支援を受けることで、企業は法令遵守の確保とともに、従業員の働きやすい環境を整え、離職率の低減や生産性の向上を実現できます。
中小企業庁の「小規模企業白書」によると、経営計画を策定し、支援機関のサポートを受けた企業は、売上の増加や利益率の向上を実現している事例が多数報告されています。特に労務管理の適正化が進んでいる企業では、従業員の満足度向上が業務効率の改善に結びつき、結果的に収益が安定する傾向があります。

EYストラテジー・アンド・コンサルティング（株）の調査によれば、支援機関を活用している企業の約51.5%が営業利益の増加を見込んでいるのに対し、支援を受けていない企業では41.1%にとどまるとの結果が示されています。このデータからも、専門家の助言を受けることが業績向上につながることが明確です。
また、企業の成長には労務環境の整備が不可欠であり、適切な人事・労務管理ができている企業ほど、従業員の定着率が高くなり、長期的に安定した業績を維持できることが分かっています。特に、労働環境の適正化によって生産性が向上し、無駄なコストが削減されることで、利益率の改善が期待できます。

労働関連法規は頻繁に改正されます。社労士はこれらの法改正に対応する専門知識を持ち、常に最新情報を把握しています。例えば、働き方改革関連法や労働基準法の改正に伴う対応を誤ると、企業は法令違反として罰則を受ける可能性があります。社労士に外注することで、法令遵守が徹底され、リスクを最小限に抑えられます。

労務管理には、従業員の給与計算、労働保険・社会保険の手続き、就業規則の整備、労働時間の管理など、多岐にわたる業務が含まれます。これらを社内で対応するには、多大な時間と労力が必要です。社労士に外注することで、これらの業務を効率化し、経営者や管理部門の負担を軽減することが可能です。

各種助成金の申請支援を受けることで、経営資金の確保が可能となります。

労務管理において発生しやすい問題として、未払い残業代の請求や労働環境に関する従業員からの苦情があります。社労士はこうしたトラブルに迅速かつ適切に対応し、問題解決を図ることができます。また、労働基準監督署への対応が必要な場合にも、社労士がサポートすることでスムーズに進められます。

適切な労務管理が従業員のモチベーション向上につながり、生産性が向上します。

専門の労務管理担当者を社内で雇用する場合、その人件費や研修費用が発生します。一方で、社労士に外注する場合は、必要な業務に応じて費用を支払うため、コストを最適化できます。特に中小企業では、外注によるコスト削減効果が顕著です。

社内で労務管理を行う場合、社内の人間関係や組織文化が影響し、客観性が欠ける場合があります。社労士に外注することで、第三者の立場から客観的かつ公正な労務管理が実現します。これにより、従業員の信頼を得やすくなります。

社労士は、企業の実態に合わせた就業規則や雇用契約書の作成を得意としています。これにより、労働条件の明確化やトラブルの未然防止が可能となります。特に、働き方の多様化が進む中で、適切な規則の整備は重要です。

労働法規は複雑かつ頻繁に改正されるため、専門知識がないと対応が遅れがちです。社内の担当者が最新の法令を把握していない場合、意図せず法令違反となり、企業にとって重大なリスクとなります。

労務管理を社内で行う場合、担当者の業務負担が増加します。特に、中小企業では労務管理を専門に行う人材を配置する余裕がなく、総務や経理が兼務するケースが多いです。この結果、ミスや作業遅延が発生しやすくなります。

労務管理には高度な専門知識が求められる場面が多々あります。たとえば、労働基準監督署から是正勧告を受けた際や、労働組合との交渉が必要な場合、専門性の不足が問題となります。専門家がいない状況では、適切な対応が難しくなります。

社内で労務管理を行う場合、担当者の主観や判断ミスが原因で、コンプライアンス違反が発生する可能性があります。特に、雇用契約書の不備や給与計算ミスなど、細かな点でのトラブルが発生しやすくなります。

社内の担当者が労務管理を行うと、従業員との距離が近いため、トラブル対応が感情的になりやすいです。また、問題が発生した場合に第三者的な立場で対応することが難しく、公正性が保たれない場合があります。

社内の担当者が労務管理を行う場合、業務プロセスの標準化が不十分な場合があります。これにより、非効率な業務運営が続き、企業全体の生産性が低下する可能性があります。

地方金融機関C社の20代社員・H川さんが、50代の上司・K山さんからハラスメントを受けていると社内相談窓口宛に相談があり、当事務所にヒアリングのご依頼がありました。
ヒアリングの結果、K山さんの業務上のアドバイスとしての発言がH川さんにとってパワハラとして受け止められていたことがわかりました。つまり、両者の間で『どこからは組織の一員としてよくない行動だ』という線引きがずれていたことが問題だったのです。

事実を精査したところパワハラ認定には至りませんでしたが、まず上司であり立場としても強い存在であるK山さんにH川さんへ誤解させたことについては謝罪させるともに、今後はどのような意図でその発言をしているのかの背景情報も丁寧に共有するよう提案しました。

また組織での再発防止策として、「C社の社員の行動規範」を定めることを提案し、いずれも採用されました。行動規範の制定には年齢・性別・階級の異なるメンバーで構成されたプロジェクトチームを組織し、当事務所のメンバーも参画して合理性・妥当性の判断を担保しました。

業務指導の際にも行動規範に照らして適切かどうかを判断できるようになり、C社は自律的に組織の健全な風土を守る仕組みが構築されています。

不動産販売を手掛けるM社の人事労務担当者は、かねてから育児関連の法改正の多さと仕組みの複雑さに対応することの困難を感じていました。また、ハラスメントにならないように従業員から情報収集することもどのように進めるべきか迷いがあり、当事務所へ従業員に向けて制度周知のセミナーを毎年行ってほしい旨相談がありました。その際、個別相談の予約を取れるようにし、希望者に対してはより詳細な情報提供を行っています。
昨年度は育児休業取得希望者であるT橋さんほか2名に対し、当事務所からオンラインで利用できる制度の案内や利用するための条件について個別にご説明しました。また、復帰後の意向についても短時間勤務のメリット・デメリットを説明したほか、4月に保育園に入所できない場合の休業延長のプロセスなどもお伝えしました。
社労士から直接説明を受けることができ、当事者の皆さんの満足度・安心感が高まりました。また、育児休業に関する説明プロセスを省くことができ、人事労務担当者の時間的・心理的コストが低下しました。

小売業のE社はオンラインショッピングのみで商品販売を行っていましたが、業績拡大のためショッピングモール出店を決めました。モールでは営業時間が長く休業日も少ないため、従来の路面店で採用していた労働時間制では法定の勤務時間を超えてしまいます。そのため、モールの営業時間に合わせてどのような労働時間制を採用すればよいか、シフト制をどのように採用していけば適法に運用できるのかとご相談をいただきました。
当事務所では、モール全体でのイベントシーズンに繁忙期がくることも鑑みて1か月年単位の変形労働時間制を採用するとともに、シフトについてはあらかじめ数パターンを用意し、労働者毎に基本のパターンを設定してはどうかと提案しました。労働者にとっても出勤曜日・日時がパターン化できることで固定客に対する販促が容易になるメリットがあり、会社側も管理が楽にできるという利点がありました。
これによりE社はモール出店後も健全な労務管理ができており、さらに別なモールへの出店も予定されています。その際は当事務所とともに構築したシフト管理方法によって労働者を採用することも決定しており、その知見を活かして労使ともにより安心して働ける環境が整ってきています。

専門の労務管理担当者を雇う余裕がない場合。

担当者が最新の法令を把握していない場合

労働基準監督署への対応や、従業員とのトラブルが頻発する場合

急速に従業員数が増加し、労務管理が複雑化している企業