合理的配慮とは？診断がなくても必要？職場で重要になる「本人との合意形成」を社労士が解説

2024年4月から障害者差別解消法の改正により、民間企業にも合理的配慮の提供が義務化されました。その影響もあり、「合理的配慮」という言葉は広く知られるようになりましたが、実際の現場では新たな悩みが生まれています。

例えば、

・本人は発達障害の可能性があると言っているが、まだ診断は受けていない
・明らかに精神的な不調がありそうだが、本人は何ともないと言っている
・業務上の配慮をするにあたり周囲にも理解を得たいが、本人は伝えたくないと言っているため「なぜこのような扱いなのか」の説明が難しい
・本人には病識がなさそうで特に合理的配慮等の申し出がないが、周囲からは合理的配慮をしたほうがいいのではないかと案じられている

といったケースです。しかし、企業が本当に悩んでいるのは、「合理的配慮をするかどうか」ではありません。

・診断書がなければ配慮しなくてもよいのか
・どこまで本人に聞いてよいのか
・周囲には何を伝えればよいのか
・例えば同じ部署内など影響の出る範囲には診断名まで共有するべきか

こうした"情報の扱い方"と"合意形成"こそが、実務上もっとも難しいポイントなのです。

合理的配慮は、「優しくすること」でも「特別扱いをすること」でもありません。本人が能力を発揮できるよう、職場に存在する障壁を取り除くための仕組みです。そして、その実現には会社が一方的に判断するのではなく、本人との対話を通じて最適な方法を一緒に考えていく姿勢が欠かせません。

今回は、合理的配慮の基本的な考え方を整理したうえで、診断が明確でない場合や、周囲への情報共有をどのように考えればよいのかについて、実務の視点から解説します。

「合理的配慮」という言葉を聞くと、「障碍のある人に特別なサービスを提供すること」と考える方が少なくありません。

しかし、この理解は正確ではありません。

合理的配慮とは、障碍のある人が他の人と同じように教育や就労、サービスを利用できるようにするため、社会の側にある障壁を取り除くための必要かつ合理的な調整を行うことをいいます。

例えば、下記のような対応は合理的配慮の典型例です。

　・車いす利用者が建物に入れるようスロープを設置する
　・聴覚障害のある人のために筆談や文字情報を用意する
　・発達障害の特性がある社員に対して、口頭だけでなくメールでも業務指示を行う

こうした対応は、本人を「特別扱い」しているのではなく、能力を発揮する上で障害となっている環境を調整しているにすぎません。

ここで重要なのが「障碍は本人だけの問題ではない」という考え方です。現在の制度は、障碍そのものだけではなく、それによって生じる社会的障壁の解消に着目する「社会モデル」の考え方を採用しています。

例えば、階段しかない建物で車いす利用者が入れない場合、問題は「車いすであること」だけではなく、「階段しかない建物」という環境にもあります。同じように、口頭で一度説明されただけでは理解が難しい社員がいたとしても、「メールやチャットでも指示を出す」という方法を選べば、本来の能力を十分に発揮できることがあります。

つまり、合理的配慮とは「障碍を治す制度」ではなく、「社会や職場に存在する障壁を減らす制度」なのです。

もっとも、会社には無制限の義務が課されているわけではありません。法律でも、企業に過重な負担を求めるものではないとされています。

会社の規模や財務状況、事業への影響、費用負担などを総合的に考慮し、実現可能な範囲で配慮を行うことが求められています。

したがって、合理的配慮とは「何でも要求どおりに応じなければならない制度」でも、「診断書が出るまで何もしなくてよい制度」でもありません。

大切なのは、本人がどのような場面で困っているのかを丁寧に確認し、会社としてどのような工夫が可能なのかを対話によって探っていくことです。

「合理的配慮を求めるのであれば、まず診断書を提出してもらうべきではないでしょうか。」

企業から、このような質問を受けることは少なくありません。

確かに、会社としては合理的配慮を行う以上、その根拠を確認したいと考えるのは自然なことです。特に他の社員との公平性や業務への影響を考えると、「何らかの客観的な資料が必要ではないか」と考える担当者も多いでしょう。

しかし、合理的配慮は、必ずしも障害者手帳の有無や診断書の提出だけで判断されるものではありません。
法律が重視しているのは、「障碍がある」というラベルではなく、その人が障碍や疾病などによって、職場でどのような困難を抱えているのかという点です。

例えば、発達障害の特性が疑われるものの、まだ医療機関を受診していない社員がいるとします。口頭だけで業務指示を受けると内容を整理できず、ミスが続いてしまう一方で、メールやチャットで指示を受ければ問題なく業務を遂行できる場合があります。

あるいは、精神疾患で通院しているものの、病名を会社には伝えたくないという社員もいます。周囲の雑音が強い環境では集中できないものの、席の配置を変更することで十分に能力を発揮できるケースもあるでしょう。

このような場合、会社が考えるべきなのは、「発達障害なのか」「うつ病なのか」という診断名ではありません。

何が仕事の妨げになっていて、どのような工夫をすればその人が本来の力を発揮できるのかという点です。

つまり、合理的配慮は「病気を見る制度」ではなく、「困りごとを見る制度」と考えると理解しやすくなります。そのため、診断書の取得や障害者手帳の確認は必須ではないのです。

もちろん、どのような場合でも診断書が不要というわけではありません。例えば、配慮の内容が大きく業務運営に影響する場合や、安全配慮義務との関係で医学的な判断が必要な場合には、医師の意見書や診断書の提出をお願いすることが適切なケースもあります。

一方で、メールによる業務指示や座席の変更、会議資料を事前に共有するといった比較的軽微な配慮についてまで、一律に診断書の提出を前提としてしまうと、本来であれば働き続けられた社員が相談をためらってしまうおそれがあります。

厚生労働省の合理的配慮に関する事例集でも、本人との面談を通じて困りごとを把握し、配慮内容を試行しながら見直していく実践例が数多く紹介されています。これらの成功事例はは診断名そのものの確認よりも、本人がどのような場面で困難を感じ、どのような支援があれば能力を発揮できるのかを丁寧に確認する姿勢が共通しています。

実際の職場では、診断名だけでは適切な配慮を導き出せません。同じ発達障害という診断であっても困りごとは人によって異なりますし、逆に診断名が違っていても必要な配慮が共通することもあります。

だからこそ、合理的配慮の出発点は「あなたはどんな障害ですか」という質問ではなく「仕事をするうえで、どのようなことに困っていますか。」という対話であるべきなのです。

合理的配慮について企業と話をしていると、多くの担当者が最終的に行き着く悩みがあります。それは、「診断名が分からないこと」ではありません。「周囲にどう説明すればよいのか分からない」という問題です。

例えば、ある社員に対して障碍特性によるバリアを解消すべく集中しやすいように席を変更したり、口頭だけではなくメールでも業務指示を行ったり、短時間の休憩を認めたりといった合理的配慮を行うことにします。すると、周囲の社員から、「なぜあの人だけ席が違うのですか。」といった声が上がることがあります。

会社としては、本人の事情を知っているからこそ行った必要な配慮だと理解しています。しかし、その理由を周囲に説明しようとすると、今度は本人のプライバシーや個人情報の問題に直面します。

つまり、合理的配慮の実務では、

　・本人のプライバシーを守ること
　・周囲の社員の納得感を得ること
　・円滑な職場運営を維持すること

という三つの要請を同時に満たさなければならないのです。

だからこそ、「合理的配慮を実施するかどうか」よりも、「どこまで情報を共有するか」のほうが難しい問題になることが少なくありません。

合理的配慮について話し合いが進むと、多くの企業が次に直面するのが、「周囲にはどこまで説明すればよいのか」という問題です。

例えば、本人との面談で、「業務指示は口頭だけではなくメールでももらえると助かります。」「静かな場所で仕事ができると集中できます。」「予定変更はできるだけ早めに教えてください。」

といった対話がなされ、配慮内容が決まったとします。

ここで会社は、「この配慮を実施するには、一緒に働く社員にも事情を説明した方がよいのではないか」と考えますが、結論から言えば、多くの場合、その必要はありません。

「私はこうしてもらえれば働きやすいです。」「その要望に対して、会社としては、このような配慮が可能です」

合理的配慮は、この二つの意見が一致したときに初めて機能します。

つまり、会社が一方的に「これが配慮です」と決めるものでもなければ、本人が希望した内容をすべて受け入れなければならないものでもありません。
合理的配慮の本質は、会社と本人が対話を重ねながら、お互いに実現可能な方法を見つけていくことにあります。

この考え方は、障害者差別解消法や障害者雇用促進法の運用においても重視されており、「建設的対話（Interactive Process）」と呼ばれています。会社は本人から一方的に要望を受けるだけではなく、本人の困りごとを確認し、職場の状況や業務への影響も踏まえながら、双方が納得できる対応を検討することが求められています。

「合理的配慮を提供することは、特定の誰かをひいきすることではありません。」

実務の現場でこのようにお伝えすると、「頭では理解できても、周囲のメンバーから『あの人だけ優遇されてずるい』という不満が出るのが怖いのです」という切実な悩みが返ってくることがよくあります。

労働時間の柔軟な運用や、担当業務の調整、あるいは指示系統の工夫など、目に見える形での「違い」が生じると、周囲には「同じ給料をもらっているのに不公平だ」と映ってしまうのかもしれません。

しかし、ここで生じているボタンの掛け違いは、私たちが無意識に「平等」と「公平」という二つの概念を混同している点にあります。

本来、平等とは「全員を一律、同じように扱うこと」を指します。例えば、背の高さに関わらず全員に同じサイズの踏み台を渡したり、個々の特性を無視して画一的な方法で業務指示を徹底したりすることは、確かに形式上は平等と言えるでしょう。

対して、公平とは「一人ひとりが持ち前の能力を最大限に発揮できるよう、状況に合わせた支援を行うこと」です。高い塀の向こう側を見ようとする際、小柄な人には高い台を、背の高い人には低い台を用意する。そうすることで、初めて「全員が景色を見られる」という共通の成果に到達できるのです。

段差を解消するためのスロープ、音声を視覚化する字幕、あるいは集中力を維持するための情報の整理。これらは決して誰かを特別扱いしているわけではありません。あくまでその人が組織の一員として本来のパフォーマンスを出せるよう、環境側にあるノイズを取り除いているにすぎないのです。

つまり、合理的配慮とは平等の原則を壊すものではなく、職場の実質的な公平性を担保するための調整弁であると言えます。

合理的配慮は、法律を知っているだけではうまくいきません。実際に企業から相談を受けていると、制度そのものが問題になるケースよりも、運用の仕方によってトラブルが生じるケースの方が圧倒的に多いと感じます。

一方で、合理的配慮がうまく機能している会社には共通点があります。

それは、「診断名」ではなく「働き方」に目を向け、「一度決めて終わり」ではなく「対話を続ける」という姿勢です。

ここまで見てきたように、合理的配慮は診断書の有無で判断する制度でも、会社が一方的に決める制度でもありません。大切なのは、本人との対話を通じて、「何に困っているのか」「会社として何ができるのか」を一緒に考えていくことです。

では、実際に面談を行う際、会社はどのようなことを確認すればよいのでしょうか。

私が企業から相談を受けた際には、まず次の5つの質問から話を始めることをお勧めしています。

① 仕事をするうえで、何に困っていますか

最初から「どんな配慮をしてほしいですか」と尋ねるのではなく、まずは困りごとを確認します。

例えば、

　・口頭指示が覚えられない
　・長時間同じ姿勢でいることが難しい
　・急な予定変更が続くと混乱する
　・周囲の音が気になって集中できない

など、困りごとは人によってさまざまです。

まずは本人の感じている困難を共有することが、合理的配慮の第一歩になります。

② どのような工夫があれば働きやすくなりますか

次に確認したいのは、本人が考える解決策です。

これまで学校や前職で受けていた配慮があれば、それが参考になることもあります。一方で、本人自身も「どうすればよいか分からない」という場合も少なくありません。

その場合は、会社からいくつかの選択肢を提示し、一緒に考えていけば十分です。合理的配慮は、「要求を受け入れる」ことではなく、「解決策を一緒に探すこと」に意味があります。

具体的な合理的配慮の方法を検討する際は、内閣府の

「合理的配慮等具体例データ集（合理的配慮サーチ）」が参考になります。

③ この内容は、誰まで共有してもよいですか

合理的配慮を進めるためには、直属の上司や人事担当者など、一定の範囲で情報共有が必要になることがあります。

しかし、

　・上司には伝えてよい
　・同僚には伝えたくない
　・診断名は伏せてほしい
　・配慮内容だけなら共有してよい

など、本人の意向はさまざまです。

だからこそ、情報共有の範囲については、会社が勝手に判断するのではなく、本人と事前に確認しておくことが重要です。

④ 今回の配慮を、まず試してみてもよいですか

最初から完璧な配慮を決める必要はありません。

「まず3か月やってみましょう」「この方法で様子を見てみましょう」というように、試行期間を設けることで、会社も本人も安心して取り組むことができます。

実際に運用してみると、「思ったより効果があった」「別の方法の方が働きやすい」ということも少なくありません。PDCAサイクルを回す前提でスタートするとよいでしょう。

⑤ いつ振り返りますか

最後に忘れてはいけないのが、「見直す時期」を決めておくことです。

例えば、「1か月後に面談しましょう」「異動後にもう一度確認しましょう」「繁忙期が終わったら状況を聞かせてください」といった約束をしておけば、本人も相談しやすくなります。

配慮が不要になることもありますし、新たな困りごとが見つかることもあります。

合理的配慮は、"決めること"よりも"対話を続けること"の方が重要なのです。

2024年4月から、民間企業にも合理的配慮の提供が義務化されました。

しかし、制度が始まってから企業の相談を受けていると、本当に難しいのは法律を理解することではなく、一人ひとりとどう向き合うかという点だと感じます。

診断書があるかどうか、障害者手帳を持っているかどうか。もちろん、実際の運用においてはそれらの情報は重要であり、確認が必要になる場面もあります。

しかし、それ以上に大切なのは、その人が仕事をするうえで何に困っているのかを理解し、会社としてどのような工夫ができるのかを一緒に考えることです。

また、合理的配慮を進める際には、本人のプライバシーにも十分配慮しなければなりません。「誰に、何を、どこまで伝えるのか」は、合理的配慮の重要なテーマです。

病名を共有することではなく、必要な配慮を実現するために必要最小限の情報を、本人の同意を得ながら共有する。その積み重ねが、本人の安心感と職場の納得感の両立につながります。

合理的配慮は、誰かを特別扱いする制度ではありません。一人ひとりが能力を発揮できる環境を整え、多様な人材が安心して働き続けられる職場をつくるための仕組みです。

そして、その実現に欠かせないのは、制度や診断名ではなく、「何に困っていますか」「一緒に考えてみましょう」という対話です。

企業に求められているのは、法律に従うことだけではありません。一人ひとりの違いを前提にしながら、誰もが能力を発揮できる職場をつくること。

それこそが、合理的配慮という制度が目指している本当の姿なのではないでしょうか。

村井社会保険労務士事務所では、障害者雇用に関する労務相談や、合理的配慮の運用支援、発達障害や精神疾患など、診断の有無にかかわらず配慮が必要な「グレーゾーン社員」への対応について、企業の実情に応じたサポートを行っています。

近年は、

　・「診断書はないが、本人から配慮を求められている」
　・「合理的配慮をどこまで行えばよいか判断できない」
　・「周囲への説明方法や情報共有に悩んでいる」
　・「配慮と人事評価をどのように両立すればよいか分からない」
　・「休職・復職を繰り返しており、適切な対応を検討したい」
　・「管理職が本人との面談方法に悩んでいる」

といったご相談が増えています。当事務所では、法令に沿った対応だけでなく、本人・上司・人事担当者が納得できる合意形成を重視し、実際の職場で運用できる仕組みづくりをご支援しています。

具体的には、

　・合理的配慮の検討・運用支援
　・本人との面談や対応に関する助言
　・合意形成のための面談設計・記録作成支援
　・障害者雇用に関する就業ルール・社内体制の整備
　・管理職向け研修（合理的配慮・アンコンシャスバイアス・ハラスメント）
　・障碍や疾病を理由とする労務トラブル・ハラスメント事案への対応
　・休職・復職支援、主治医との連携方法に関するアドバイス

など、制度設計から個別案件まで一貫してサポートしています。

合理的配慮は、単に法律上の義務を果たすための制度ではありません。一人ひとりが能力を発揮できる職場をつくり、人材の定着や組織力の向上につなげるための重要なマネジメントです。

障害者雇用や合理的配慮、グレーゾーン社員への対応でお困りの際は、お気軽に村井社会保険労務士事務所までご相談ください。